پنج استراتژي برای هوشمندانه کار کردن به جاي زیاد کار کردن

بيشتر افراد اين توصيه را شنيده‌اند که بايد هوشمندانه‌تر کار کنند و نه زیادتر ولي تعداد کمي واقعا از اين توصيه پيروي مي‌کنند.

اين روزها بیشتر صاحبان تجارت و مديران اجرایی براي دستيابي به اهدافشان ساعت‌هاي طولاني مشغول کار هستند. اگر شما مجبور شويد ساعت‌های زيادي از يک روز عادي را برای تکمیل کارتان کارکنيد سپس کار را اشتباه انجام مي‌دهيد! در اينجا 5 استراتژي براي کمک به شما در هوشمندانه‌تر کار کردن به جاي بیشتر کارکردن ارائه مي‌شود:
استراتژي اول: تمرکز
فکر مي‌كنيد چند دقیقه ازيك ساعت کاری به طوركامل تمرکز دارید؟ ممكن است این امر شما را متعجب کند که این زمان چقدر کم است. تحقیقات نشان داده است که بیشتر افراد مي‌توانند بين 5 تا 10 برابر در هر ساعت کاري مولدتر باشند. اگر فکر مي‌كنيد که اين گفته اغراق آميز است مي‌توانيد اين آزمايش ساده را انجام دهيد. يک دفترچه يادداشت و يک خودکار در کنار خود قرار دهید و شروع کنيد به آگاه شدن از سطح تمرکزتان. هر وقت که تشخيص داديد که روي کارتان تمرکز کامل ندارید مدت زماني را که حواستان پرت بوده است يادداشت کنيد. اگر اين تمرين را به‌خوبي انجام دهيد بعد خودتان را کاملا شوکه خواهيد کرد. اگر شما بتوانيد مهارت ایجاد تمرکز کامل در ساعت‌هاي کاريتان را ارتقا دهيد، از میزان توليدتان متعجب می شوید.
استراتژي دوم:اهرم
اهرم هنر استفاده از ابزارها جهت افزايش کيفيت کار يا بهره‌وري است. اين ابزارها مي‌تواند تکنولوژي باشد مثل: نرم افزار‌هاي کامپيوتري يا مي‌تواند استراتژي‌هاي سازماني نظير سيستم‌هاي بهتر باشد. شما معمولا از چه ابزارهايي برای حداکثر کردن نتايج کارتان استفاده مي‌كنيد؟ براي مثال فروشنده‌اي که از طريق سمينارها يا كنفرانس‌هاي تلويزيوني فروش می‌کند، مشخص است نسبت به کسي که فرد به فرد مي‌فروشد ميزان فروش بيشتري داشته باشد. چه کاري مي‌توانيد انجام دهيد تا زمان، دانش يا مهارت‌هايتان اهرم شما باشند؟
استراتژي سوم:تفويض اختيار
يک بخش خاص اهرم عبارت از تفويض اختيار است. يعني بکارگیری افراد ديگر جهت انجام قسمت‌هايي از کار شما تا وقتتان براي فعاليت‌هاي سودآورتر آزاد شود. بياييد دوباره به مثال فروشنده نگاهی بياندازيم. اگر فروشنده خاصي در انعقاد قراردادهاي فروش متبحر باشد ممكن است دست به تفويض و واگذاري ‌امور اجرايي فروش زده تا بتواند به عنوان يك فروشنده زمان بيشتري را براي قراردادها اختصاص دهد. اگر سود حاصل از افزايش فروش بیشتر از هزينه واگذاري باشد پس شما سيستم مناسبي داريد. همیشه شنيدن اين نکته در بين شکايت‌هاي صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آينده نگري متنفرند و واقعا در مورد آن احساس بدي دارند باعث تعجب من می شود. در فعاليت‌هاي تجاري خودم من هميشه افراد آينده نگر حرفه‌اي را استخدام کرده‌ام که در اين زمينه قوي بودند و با اين کار زمان را براي تيم فروش آزاد کرده تا آنها کاري را که در آن توانمند هستند انجام دهند. فروشندگي! البته اين استراتژي سودآور است و همه خوشحال هستند.
استراتژي چهارم: مديريت زمان
من اغلب مي‌شنوم که صاحبان تجارت مي‌گويند که تعداد كاركنان بخش ‌خصوصی خيلي زياد است زيرا آنها همیشه ساعت‌هاي زيادي را تلف مي‌کنند تا کار را انجام دهند. نظر من مخالف اين موضوع است. اگر شما نمي‌توانيد در يک روز عادي کاري، کارتان را انجام دهید پس شما احتمالا فاقد مهارت‌هاي تمرکز، اهرم و تفويض اختيار(واگذاري) هستيد يا يک مدير كه در استفاده از زمان ضعيف است. مديريت زمان هنر سازماندهي خودتان است تا بتوانيد تمام كارهايتان را در يک روز كاري استاندارد انجام دهید. اگر شما مديريت زمان را با مهارت‌هاي دیگرتان ترکيب کنيد(رئوس مطالب فوق الذكر) سپس شما مي‌توانيد بهره وري بالايي در يک روز کاري بدست آوريد و نيازی به ساعات اضافي نداريد.
سازماندهي يک روز از پايان روز قبلي شروع مي‌شود. اگر شما اين‌کار را هنگام استراحتتان انجام دهيد مغزتان به شما کمک خواهد كرد كه كارآمدتر باشيد. تخمین زده شده که 50درصد از زمان استراحت وقف سازماندهي مغز و ساختار دادن به دانش و تجربيات به دست آمده در طول روز مي‌شود.
اگر شما کارهاي روز بعدتان را برنامه‌ريزي کنيد متوجه مي‌شويد که فرايند‌هاي طبيعي ذهن در زمان استراحت با شما کار مي‌کنند تا به شما در تحقق برنامه‌هايتان کمک کنند. مباني مديريت زمان را ياد بگيريد و هر روز از آنها استفاده کنيد.
استراتژي پنجم: تمايز قائل شدن بين فعاليت‌ها
من مطمئن هستم که شما قانون20/80 را می‌دانید; 80% از نتايج کارتان از 20% تلاش‌هايتان بدست مي‌آيد. دليل اينکه اين مساله در مورد افراد زيادي صادق است، اين است که آنها نمي‌دانند که کدام تلاششان بهترين نتايج را به همراه مي‌آورد. اگر شما نتايج خوب را ثبت كنيد، سپس شما مي توانيد قاعده 20/80 را تغيير دهيد تا براي شما به طور موثرتري کار کند. اگر شما مي‌دانستيد که کدام 20% از فعاليت شما بهترين نتايج را توليد مي‌کند سپس شما مي‌توانستيد خودتان را سازماندهي کنيد تا وقت بيشتري را صرف آن کارها بکنيد و بنابراين سود‌تان در هر ساعت افزايش مي‌یافت. اگر شما خصوصيات 20% از مشتريانتان را که 80% تجارت شما را پوشش مي‌دهند می‌دانستید پس شما مي‌توانستيد آن گروه از مشتريان را مورد هدف قرار دهيد. فرانک بتگر با استفاده از قانون 20/80 از يک نماينده بيمه ورشکسته به پردرآمدترين شركت بيمه در آمريکا تبديل شد. کتاب او هنوز در دسترس است و ارزش زيادي براي خواندن دارد.
استراتژي شما قرار دادن اين 5استراتژي براي کار در تجارتتان است.
شما الان 5 استراتژي داريد، همه کاري که شما بايد انجام دهيد اين است که نگاه کنید به راه‌هايي كه مي‌توانيد اين استراتژي‌ها را براي خودتان و تجارتتان به كار گيريد.